Excelのフィルターを作成することで、データの中から特定の条件に合うものを簡単に抽出することができます。これにより、大量のデータから必要な情報を素早く見つけ出すことができ、業務効率をUPすることができます。この記事では、フィルターの基本から高度な使い方まで、初心者にもわかりやすく説明していきます。
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基本的なフィルターの作成方法
まずはフィルター機能の重要性について理解しましょう！Excelを使う実務において、適切なフィルターを設定することは、効果的なデータ分析やターゲティングにおいて欠かせない要素です。フィルターを正しく活用することで、無駄なデータを排除し、重要な情報だけを抽出することが可能となります。
次の章では、基本的なフィルターの作成方法を詳しく説明していきます。この知識を身につけることで、業務効率を向上させるキッカケになれば嬉しいです。それでは、具体的な手順に進んでいきましょう。
超簡単！フィルターの設置方法
まず、フィルターを適用したいデータの範囲を選択します。次に、Excelのリボンの「ホーム」の「フィルター」ボタンを押します。これで、各列のヘッダーにドロップダウンメニューが表示され、フィルターをかけられるようになります。
- フィルターを適用する範囲を選択
- 「ホーム」の「フィルター」ボタンを押す
- ヘッダー部分にリストが表示される
フィルターを設置する方法はこれで終了です。次は、このフィルターを使用するコツを見ていきましょう！
フィルターを使用する際のコツ
フィルターを設置すると、ヘッダーに小さな矢印が表示されます。矢印をクリックすると、フィルターオプションが表示されます。例えば、性別を「男性」にフィルターすると、男性のデータのみが表示されます。
- ヘッダー性別のセルの右下に表示されている矢印をクリック
- 男性のみチェックを入れる（女性のチェックを外す）
- OKボタンを押すと条件に合わせて絞られる
上記の手順で、条件に合わせてフィルターを絞ることができます。最も基本的な操作方法ですが、何事も基本は大事なので覚えておきましょう！
また、実務ではフィルターを解除したい場面も多いです。私が新卒のころはフィルターの解除方法が分からなくて悩んでいたので、皆さんにはこの機会に覚えてほしいです！では、解除方法を紹介していきます。
フィルターを解除したい際はこの手順
結論、フィルターを解除するには、再度「ホーム」の「フィルター」ボタンをクリックします。これで全てのフィルターが解除され、全てのデータが表示されます！手順を画像で見ていきましょう！
- 「ホーム」の「フィルター」ボタンをクリック
- 手順を進めた後の表示はこちら
フィルターの作成＆解除するショートカットキー
Excelでフィルターを簡単に作成＆解除するためのショートカットキーをご紹介しておきます！めっちゃ簡単なので皆さんも試してみてください
※上記が使えない方は、「Alt → D → F → F」を順序よく押してください
業務の幅が広がるフィルター機能のオプション
基本的なフィルターの使用方法を理解できた後は、業務の幅を広げるためにオプション機能を使いこなせるようになりましょう。この章では次の項目を紹介していきます！
フィルターで任意の数値を絞る方法
数値フィルターを使用するには、数値が入った列のフィルターをクリックし、「数値フィルター」から選びます。例えば、「より大きい」「より小さい」などの条件でフィルターを絞ることができます。
例として「年齢」列のフィルターを「23より大きい」という条件を設定する手順を紹介します。
- ヘッダーの年齢欄の矢印をクリックして、数値フィルターをクリック
- 指定の値より大きいを選択
- 抽出条件で「23」を入力してOKを押す
- 23より大きいで絞った後の結果はこちら
完全一致でデータを絞る方法
データを完全一致で検索するためには、テキストフィルターを開き、「指定の値に等しい」で条件を指定する必要があります。条件ではテキストを指定しますが、完全一致しない場合の結果は空白で表示されるので注意です！例として「男性」で完全一致でデータ絞ってみたいと思います！
- フィルターからテキストフィルターを開く
- 「指定の値に等しい」をクリック
- 抽出条件に「男性」を入力してOK
- OKを押した後の表示はこちら
部分一致でデータを絞る方法
完全一致とは違い、〇の値が入っているセルを抽出したい場合は、部分一致でフィルターを絞りましょう！部分一致で絞る方法を分かりやすく解説します。今回は具体例として名前に「藤」が含まれる人でフィルターを絞っていきます。
- テキストフィルターで「指定の値を含む」を選択
- 条件に部分一致で紐づけたい値を入力してOK（今回は”藤”）
- 手順を進めた結果画面はこちら
任意の値を含まないデータを表示する方法
フィルターで完全一致でも部分一致でもなく、任意の値を含まない値をすべて表示したい場合の対処方法をご紹介します。「任意の値を含まない」でデータを絞るの例として名前に”藤”を含まない人を表示したいと思います。
- テキストフィルターで”指定の値を含まない”をクリック
- 条件に「藤」を入力してOKをクリック
- 条件を「藤」を含まないで指定した結果
フィルターの問題解決
Excelを使っている際に、フィルターが機能しない場合があります。その際に皆さんが困らないように私が対処していた方法を共有いたします。
フィルターが機能しない場合の私の対処法を紹介
フィルターが機能しない場合は、データ範囲が正しく選択されているか、空白セルが含まれていないかを確認します。また、フィルターの条件が正しく設定されているかもチェックします。
- フィルターを作成後に行列を追加した場合、フィルターの範囲外の場合があるので、一度フィルターを解除しましょう。そして再度範囲を選択してフィルターを作成してみてください。
- 完全一致でデータが紐づいてない場合があるので、入力内容を再度確認してください。
- 同シートでフィルターを複数作成することは出来ないので、一つはフィルターを解除しましょう。
まずは、上記の3点を試してみてください。フィルターが機能しない場合は、ほとんどこの内容で直ります。
IT企業勤務の私がフィルターを活用する業務の例
フィルターを使用している業務をご紹介
ここでは、私がフィルターを使用している業務の例をご紹介します。フィルター機能は殆どの業務で活用することができますが、いくつかピックアップしましたので、ぜひ読んでいただきたいです。
特定の顧客や粗利データ、特有の対応などを絞り込む際に活用していました。
商品名や販売日、販売個数、誰が販売したかをフィルターで絞る。
商品の在庫個数、入荷状況を主に絞り込んで分析をしています。
部署や役職、雇用形態、入社日、残業時間などメンバーと面談する際にフィルターで絞り込み。
自分のチームのメンバーが実績を作れているか？この進捗状況なら着地予想はどうか？を分析する際にフィルターを活用。
まとめ
フィルターを活用することで、入力されている大量のデータから条件に合わせた情報を抽出することが出来るようになりましたね。基本的にマウス操作でもフィルターを作成＆解除することが出来ますが、ショートカットキーを使用したほうが業務効率をUPできます！
また、フィルターの絞り方は「完全一致・部分一致・〇〇を含まない」など手段が豊富で様々な業務で活用することができ、業務の幅を広げてくれます。
この記事の基本的なフィルターの使い方から、任意の条件を指定するところまでマスターすることで、皆さんのスキルを向上させるキッカケになっていれば嬉しいです！ぜひ本日学んだことを実践でも試してみてください
