私が新入社員の頃にExcelで「すごい！面白い！」と思った機能を5つご紹介します！知ったときは、テンションが上がりましたが、もっと先に知りたかった。と思いました（笑）
過去の私も含めてExcel初心者さんは、ショートカットキーもわかりませんし、マウス操作や手動でポチポチしているケースも多いのではないでしょうか。そもそも分からないことが分からない。という状態ですよね（笑）
まずは、どのような機能があって、どんなことが出来るのか？を知ることから始めていきましょう！
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区切り位置｜セル内のテキストを区切ろう
「区切り位置」とは、セル内に含まれる任意のテキストや記号を指定して、テキストを区切ることが出来るExcelの機能です。この「区切り位置」機能を使うことによって、データの整理や集計をするのに役立ちます。
「区切り位置」機能を使う手順は下記になります。
- テキストを分割にしたいセルまたは列を範囲選択
- キーボードの[Alt+A+E]を順序良く押す
- コンマやタブなどの区切り文字～を選択して次へ
- 区切り文字の設定をして完了ボタンを押す
こちらの手順①～④までを進めることで任意の文字や記号でテキストを区切ることが出来ます。それでは手順①～④までをキャプチャを使ってみていきましょう！
区切り位置の使い方の解説を進めやすくするために、下記の表を用意しました。
この表のC列にまとめられている「ショートカットキーと説明」をそれぞれセルごとに分けていきます。
今回は「ショートカットキーと説明」すべて分割したいため、範囲はC列すべてを選択してあげましょう。
※列の選択は[Ctrl+スペース]で出来ます。
範囲選択ができたら、次は区切り位置ウィザードを開くためにキーボードの[Alt+A+E]を順序良く押していきましょう。ショートカットを使うと次の画像のように区切り位置ウィザードを開くことができます。
区切り位置ウィザードの設定を次の画像と同じように合わせてください。
画像と同じ設定であれば次へのボタンをクリック。
区切り文字の設定は、任意の文字や記号で指定することが出来ます。ここで設定した文字でテキストが区切られることになるので、間違えないようにしましょう！今回は「：」で設定をしていきます。
完了ボタンをクリックした後の、C列の動き方をみてみましょう。
しっかり設定が出来ていれば「：」でテキストを分割できていると思います。
ショートカットキーと説明をそれぞれ別のセルへ分割することが出来ていますね。あとはD列の書式を変更したら表の完成です。
行or列のグループ化｜行列の表示と非表示をラクに
「行列のグループ化」とは、行や列をまとめて非表示にしたり、表示したりすることができるExcelの機能です。この「行列のグループ化」を使うことでデータの視認性をUPさせることが出来るでしょう。
「行or列のグループ化」の手順は下記になります。
- グループ化したい列または行を選択
- キーボードの[Alt+A+G+G]を順序良く押す
上記の手順を進めることで「行or列のグループ化」をすることが出来ます。
「行列のグループ化」を具体例でみていきましょう！
具体例の説明をスムーズに行うために、表を用意しました！次の表のD列とE列をグループ化していきたいと思います。
※今回は列をグループ化していきます。行のグループ化も同じ要領で出来ます。
今回は表のD列とE列を列選択してあげます。列の選択は[Ctrl+スペース]で行うことが出来ます。
列を選択出来たらキーボードの[Alt+A+G+G]を順序良く押したら完成です！
ショートカットを使うと、D列とE列の上に横線が入って端には四角のボタンが表示されていると思います。この四角のボタンをクリックするとグループ化されたD列とE列は非表示になります。四角のボタンをクリックした画面が次になります。
勘のいい方はお気づきかもしれませんが、もう一度、四角のボタンをクリックすると再表示することが出来るので試してみてください。
そうですね、グループ化の解除をする方法もあります。
ついでに解説しておきましょう！
行列のグループ化を解除するには下記の手順を進めてください。
- グループ化されている行または列を範囲選択
- キーボードの[Alt+A+U+U]を順序良く押す
グループ化の具体例の続きから見ていきましょう。
Excelで列をグループ化された次のような表があるとします。この列のグループ化を解除する手順を見ていきましょう。
今回グループ化されている列はD列とE列になるので、DE列を範囲選択していきましょう。
[Alt+A+U+U]を順序良く押すことでグループ化を解除することが出来ます。実際にキーボードを使って試してみてください。
※グループ化のショートカットキーは[Alt+A+G+G]です
D列とE列のグループ化が解除されていますね。
グループ化を解除したい方は、この手順を試してみてください。
条件付き書式設定｜特定の文字が入力されたら色付け
「条件付き書式設定」とは、対象のセルに対して、特定の条件が満たされたら自動的に書式が適用されるExcelの機能です。条件付き書式を使用すると、データの管理はもちろん、表の視認性も向上させることができます。
「条件付き書式設定」で特定の文字が入力されたら色を付ける手順
- 条件が満たされた場合に色付けしたい範囲を選択
- キーボードの[Alt+H+L+N]を順序良く押す
- ルールの種類を[数式を使用して…]に選択
- 条件を数式で入力
- 条件が満たされた場合の書式を設定してOKをクリック
手順①～⑤をそれぞれキャプチャ付きでみていきましょう！
手順①～⑤をわかりやすく解説するために、次のような表を作成しました。この表でB列に「OK」と入力されているタスクはグレーアウトにしていきたいと思います。
今回の条件はB列にOKと入力されていれば、B～D列をグレーアウトにしたいので、B3セルからD15セルを範囲選択してあげます。
B3セルからD15セルを範囲選択できた後は、ショートカットキー「Alt+H+L+N」を使って書式ルールを開いていきます。
書式ルールの種類の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択してください。
ここが初心者の方には難しいのですが、一旦私の真似をしてください。
入力する数式は下記になります。（一旦コピペでOKです！）
=$B3=”OK”
数式を入力したら次はいよいよ書式設定を指定する段階です。
右下のキャンセルボタンの上の「書式」ボタンをクリックして「塗りつぶし」タブでグレーを選択しましょう。
手順は次の通りです。
ここまで進めることが出来れば、セルの書式設定と書式ルールのOKボタンを押してみてください。OKを押した後の結果は次の通りです。
B列にOKが入力されているセルのB～D列はグレーアウトにすることが出来ましたね。OKを削除するとグレーアウトは解除され、対象の範囲（B3セルからB15セル）にOKを追加すると対象行のB～D列はグレーアウトになります。皆さんも試してみてください。
データの置換｜〇を×に一瞬で置き換えよう
「データの置換」とは、〇を×に置き換えることが出来るExcelの機能です。また、〇を空白にすることや削除することも出来るので、普段からExcelを使う方には覚えておきたい機能です。
「データの置換」で○を×に置き換える手順は次の通りです。
- 置換をしたい範囲を選択※シート全体の場合は範囲選択なし
- キーボードの[Ctrl]を押しながら[H]を押す
- 検索する文字列に置換前の文字列を入力
- 置換後の文字列に置き換えたい文字列を入力
これらの④つの手順を進めることでデータの置き換えをすることが出来ます。
データの置換の具体例を見ていきましょう。
具体例をわかりやすく進めるために、次のデータを用意しました！〇〇と入力されている部分を××と置き換えていきたいと思います。
今回の範囲はB2セルからB5セルを選択してあげます。
※シート全体のデータを置き換えたい場合は、範囲選択不要です。
「Ctrl」を押しながら「H」を押すことで、次のような置換のダイアログボックスを呼び出すことが出来ます。
今回は〇を置換したいので、検索する文字列には〇を入力してあげます。
〇を×へ置換したいので、置換後の文字列には「×」を入力していきます。
ここまでの手順を進めることが出来れば、「すべて置換」というボタンをクリックして置き換え完了です。しっかり置換が出来ていれば次のような画面になります。
行列を入れ替えて値のみ貼り付け｜Alt+E+S+V+E
書式のコピペはせずに、行例を入れ替えて貼り付ける方法をご紹介します。誰かとExcelブックを共有している人は、一度は悩んだことがある悩みだと思います。その悩みを解決できればうれしいです！それでは、行例を入れ替えて値のみ貼り付けをする手順を見ていきましょう。
「行列を入れ替えて値のみ貼り付け」をする手順
- 行列を入れ替えたいデータを[Ctrl+C]でコピー
- 貼り付けたいセルを選択して[Alt+E+S+V+E]を順序良く押す
以上の手順を進めることで、行列を入れ替えて値のみ貼り付けをすることが出来ます。
例を見ていきましょう。
例をスムーズに進めるために次のような表を作成しました。
B2セルからH4セルに入力されているデータの行列を入れ替えて、B6セルからD12セルにコピペしたいと思います。ただし、値のみ貼り付けとします。
まずはB2セルからH4セルまでをコピーしましょう。
※コピーは[Ctrl+C]で出来ます。
[Ctrl+C]でコピーした後は、B6セルを選択して[Alt+E+S+V+E]を順序良く押しましょう。次のような設定になっているか確認しましょう。
設定が画像と同じであればOKボタンをクリックしてください。OKボタンをクリックすると次のような画面になります。
記事は以上となります。今回も最後までお読みいただきありがとうございました！
また次回の投稿で会いましょう！
